Integración de la política cero papeles al sistema de gestión de calidad, para el fondo de empleados de aguas kpital - foempakc, en la ciudad de Cúcuta, Norte de Santander
Trabajo de grado - Pregrado
2021
Universidad Francisco de Paula Santander
San José de Cúcuta
Pág.
Introducción 13
1. El problema 15
1.1 Título 15
1.2 Planteamiento del problema 15
1.3 Formulación del problema 16
1.4 Justificación 16
1.4.1 A Nivel de la empresa 16
1.4.2 A Nivel del estudiante 17
1.5 Objetivos 17
1.5.1 Objetivo general 17
1.5.2 Objetivos específicos 17
1.6 Alcance y Limitaciones 17
1.6.1 Alcance 17
1.6.2 Limitaciones 18
2. Marco Referencial 19
2.1 Antecedentes 19
2.2 Marco Contextual 22
2.2.1 Reseña histórica 22
2.2.2 Situación actual 23
2.2.3 Visión 25
2.2.4 Misión 25
2.2.5 Políticas y objetivos organizacionales 26
2.2.6 Organigrama 27
2.3 Marco Teórico 27
2.3.1 Política Cero Papel 27
2.3.1.1 Beneficios de implementar la política Cero Papel 29
2.3.2 Lista de chequeo 30
2.3.3 Uso de papel y tinta 33
2.3.3.1 Uso del papel 33
2.3.3.1.1 Uso eficiente del papel 33
2.3.3.2 Uso de la tinta 34
2.3.3.2.1 Uso eficiente de la tinta 35
2.3.4 Gestión electrónica de documentos 36
2.3.4.1 Componentes funcionales del ECM 37
2.3.4.1.1 Captura 37
2.3.4.1.2 Gestión 38
2.3.4.1.3 Almacenamiento 38
2.3.4.1.4 Distribución 38
2.3.5 Firma digital 38
2.3.5.1 Características de la firma digital 39
2.3.5.2 Clasificación de las firmas digitales 39
2.3.6 Software empresarial 40
2.3.6.1 Tipos de softwares empresariales 40
2.3.6.1.1 ERP (Enterprise Resource Planning) 40
2.3.6.1.2 CRM (Customer Relationship Management) 41
2.3.6.1.3 BI (Bussines Inteligence) 41
2.3.6.1.4 SGA (Software de gestión de almacén) 41
2.3.6.1.5 TPV (Terminales en el punto de venta) 41
2.3.6.2 Ventajas de usar software empresarial 41
2.3.7 Codificación de los Documentos 42
2.3.7.1 Metodología de la codificación. 43
2.3.8 Diagrama de procesos 45
2.3.9 Relación Costo-Beneficio 46
2.3.9.1 El Proceso de Análisis Costo-Beneficio 47
2.3.10 Indicadores 48
2.3.10.1 Fórmulas de los indicadores. 48
2.3.10.2 Campañas de sensibilización 49
2.3.11 ISO 9001 de 2015 49
2.3.12 ISO 27001 de 2013 50
2.4 Marco conceptual 51
2.5 Marco legal 53
3. Diseño Metodológico 55
3.1 Tipo de Investigación 55
3.2 Población y muestra 55
3.2.1 Población 55
3.2.2 Muestra 56
3.3 Instrumentos para la recolección de información 56
3.3.1 Fuentes primarias 56
3.3.2 Fuentes secundarias 56
3.4 Análisis de la información 57
4. Integrar la política Cero Papel al Sistema de Gestión de Calidad, para el fondo de empleados
de Aguas Kpital - FOEMPAKC, en la ciudad de Cúcuta, Norte de Santander 58
4.1 Realizar un diagnóstico que permita el análisis del estado actual de la empresa en relación
con el consumo de papel 58
4.1.1 Lista de chequeo 58
4.1.1.1 Resultados de la lista de chequeo 60
4.1.2 Evaluación de compras de papel 62
4.2 Desarrollar a través de mecanismos de gestión electrónica los procesos de gestión
documental de la empresa FOEMPAKC 64
4.2.1 Implementación de la firma electrónica 66
4.2.2 Documentación electrónica 77
4.3 Determinar la relación costo-beneficio que genera la implementación de la política Cero
Papel en la empresa FOEMPAKC 83
4.3.1 Evaluación de la inversión: valor presente neto 92
4.3.2 Relación de ahorro de papel y tinta 93
4.4 Evaluar el diseño e implementación de la propuesta Cero Papel 94
5. Conclusiones 99
6. Recomendaciones 101
Bibliografía 102
ANEXOS 108